Come organizzare un viaggio di lavoro in modo produttivo

Se stai cercando informazioni per organizzare il tuo prossimo viaggio di lavoro in modo da trarre quanto più vantaggio possibile dalla tua trasferta, sei nel posto giusto. Le occasioni per spostarsi per impegni di natura professionale sono molteplici: dagli eventi di settore a riunioni con clienti o membri di sedi distaccate della propria azienda.

Trascorrere uno o più giorni lontano dal proprio ufficio può però presentare molti inconvenienti: non si è immediatamente reperibili, non ci si può confrontare direttamente con colleghi e superiori e non si possono consultare tranquillamente documenti, report e piani di lavoro.

Essere fuori sede per lavoro si traduce quindi facilmente in complicazioni, problemi e ritardi.

Metterci la faccia, come si suol dire, è di fondamentale importanza per il consolidamento delle relazioni professionali che ci permettono di portare avanti il nostro business.

E allora, visto che partecipare ad un viaggio di lavoro è così importante, vediamo come renderlo produttivo ed evitare le problematiche più comuni che spesso fanno pendere la bilancia dalla parte degli svantaggi piuttosto che da quella dei benefici.

Come rendere produttivo un viaggio di lavoro

La fase di pianificazione che precede la partenza è fondamentale: se vuoi che il tuo viaggio risulti davvero produttivo, devi avere il controllo della situazione al 100% e non sottovalutare nessun dettaglio. Qui di seguito ecco i dettagli che dovresti definire prima di partire per la tua trasferta di lavoro.

Stabilisci l’obiettivo del tuo viaggio:

• Se devi incontrare un cliente identifica la natura del vostro incontro (convincerlo ad acquistare un nuovo prodotto, tranquillizzarlo su alcune operazioni che l’azienda sta effettuando, risolvere un problema, rafforzare la partnership, …) e definisci in che modo vuoi raggiungere il tuo intento.
• Se devi riunirti con colleghi o superiori di una sede distaccata della tua azienda chiarisci il motivo per cui è stato indetto l’incontro, le problematiche a cui sarai chiamato a rispondere e quelle che vuoi sottoporre alla loro attenzione.
• Se devi partecipare ad un evento di settore analizza approfonditamente tutte le possibilità di networking e di formazione a cui avrai accesso.

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Pianifica i dettagli e monitora i tuoi voli:

• Definisci il budget a tua disposizione.
• Prenota l’hotel in una posizione strategica per i tuoi spostamenti e incontri. Fallo sempre per tempo, soprattutto se ti sposti per eventi di settore. Nel caso in cui al viaggio di lavoro dovessero partecipare più elementi del tuo team ricorda che alcune strutture prevedono sconti aziendali. In ogni caso conferma questa possibilità contattando direttamente la reception dell’hotel prima di effettuare la prenotazione. Tra gli optional dell’hotel verifica sempre la disponibilità wifi, tra poco vedremo perché è così importante (ma probabilmente lo immagini già).
• Compra con buon anticipo i biglietti per gli eventi. Spesso gli organizzatori prevedono consistenti sconti per chi effettua l’acquisto 1 o 2 mesi prima dell’evento.
• Acquista per tempo i biglietti aerei e informati sulle possibilità di rimborso volo nel caso in cui si verifichino ritardi aerei consistenti o voli cancellati. Se hai invece deciso di spostarti in auto studia il tuo percorso e scaricalo sul tuo device.
• Se vai all’estero e hai bisogno di essere sempre reperibile telefonicamente informati degli operatori che possono fornirti una SIM rapidamente attivabile e funzionante.

 Organizza la partenza:

• Avvisa clienti, colleghi, fornitori che potrebbero cercarti quando non ci sarai che nei giorni a seguire non sarai immediatamente reperibile a causa di un viaggio di lavoro. Un avviso del risponditore automatico del tuo account email che informerà dei giorni della tua assenza dall’ufficio sarà più che sufficiente.
• Prepara il tuo bagaglio in modo funzionale: per essere operativo anche a distanza ti sarà sufficiente un portatile e delle cuffie dotate di microfono. Per quanto riguarda l’abbigliamento, prendi con te capi basic e passepartout, ovvero versatili e adatti alle diverse situazioni che ti si possono presentare (incontro formale con cliente, aperitivo di networking con colleghi, …).

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