Come portare il tuo ufficio in viaggio

Grazie alle nuove app di produttività e alla diffusione di punti wifi in quasi tutti i luoghi pubblici (hotel, aeroporti, ristoranti, palacongressi, …) essere in ufficio è ormai diventato solo uno stato fisico e non più effettivo: se ti organizzi bene e utilizzi i giusti tool, la tua trasferta non sarà più un impedimento per continuare ad assolvere alle tue funzioni e terminare i tuoi impegni professionali.

Ecco le app che ti consiglio di scaricare, ma prima una precisazione relativamente al device che dovrà accompagnarti nel tuo viaggio di lavoro: se starai via più di 2 giorni lavorativi e conti di dover visionare diversi documenti e scrivere molti contenuti, ti consiglio di portare con te un pc; se invece il tuo viaggio di lavoro sarà breve e le tue esigenze di connettività saranno semplicemente quelle relative alla reperibilità e alla consultazione e condivisione di risorse web, allora uno smartphone sarà più che sufficiente.

5 app imperdibili per i tuoi viaggi di lavoro

Dopo aver già discusso su come rendere produttivo un viaggio di lavoro pianificando in anticipo tutti i dettagli per la propria trasferta, vediamo insieme quali sono le app che ti permetteranno di stare come in ufficio anche a centinaia di chilometri di distanza:

• Asana: quest’app ti permette di seguire il lavoro del tuo team, di creare progetti e assegnare compiti a membri specifici, verificando poi il completamento dei singoli task. Allo stesso modo anche i tuoi colleghi possono creare progetti e inserirli all’interno di essi con compiti precisi. Grazie ad Asana, quindi, sarai sempre perfettamente integrato nel tuo gruppo di lavoro anche da lontano, potrai vedere tutte le novità dei processi in corso, verificare il raggiungimento degli obiettivi del tuo team e suggerire soluzioni.

• Google Drive: grazie a quest’applicazione avrai a tua disposizione tutti i file su cui stavi lavorando in ufficio, ti basterà salvarli nel tuo account Google. Drive è perfetto per qualsiasi tipo di file, sia che tu debba lavorare su un documento Word che su un foglio Excel, non c’è bisogno di salvare i dati perché il salvataggio avviene in linea quando sei connesso e puoi condividerli con qualunque dei tuoi colleghi o clienti quanto stai scrivendo, inviando loro una semplice url attraverso il quale accedere al file. Google Drive ti permette anche di salvare e consultare documenti scannerizzati e di inviarli per mail attraverso il tuo account Gmail. Inoltre, in caso di necessità, potrai convertire e scaricare il file su cui stai lavorando in formato .doc, .odt, .pdf, .txt, .html, .epub, .xlsx, .ods, .csv e .tsv. Una gran bella comodità! E non è finita: con Google Drive puoi personalizzare mappe con Google My Maps, creare presentazioni in PowerPoint, formulari (Moduli), mappe concettuali (Disegni), lavorare sullo script di una app (Google Apps Script) e creare o modificare immagini attraverso l’editor Pixlr in linea. Come puoi vedere, Drive ti permette di avere sempre con te tutto quello di cui hai bisogno.

• Evernote: quest’app è perfetta per creare progetti specifici, prendere appunti, segnare idee, annotazioni, scrivere liste di cose da ricordare o link da visionare. Anche in questo caso hai la possibilità di condividere file o intere cartelle (taccuini) con colleghi e clienti, così come pubblicarli sui principali social network. Un pratico sistema di tag ti permetterà di avere sempre tutto sotto controllo e ritrovare le tue note sparse.

• Dropbox: il modo migliore per accedere a documenti e foto, senza doverti preoccupare di avere con te il dispositivo sul quale li hai salvati (pc, chiavetta usb, smartphone). Questa app, infatti, utilizza un sistema cloud di immagazzinamento dei dati, grazie al quale i tuoi file saranno sempre a tua disposizione e sincronizza tutti i tuoi account.

• IFTTT: l’acronimo di questa app sta per “If this, then that”, e si riferisce al fatto che in una specifica situazione (devi annotare un evento, creare una lista, postare su un social network, ...) l’app agisce in un determinato modo, facilitandoti importanti azioni. Il grande vantaggio di IFTTT è che interagisce con altre importanti applicazioni professionali, come Slack, Google Calendar, Evernote, Trello, Dropbox. Inoltre si possono impostare aggiornamenti di news per ricevere le novità del settore, le notizie del giorno o le previsioni del tempo direttamente sul proprio smartphone o nella casella di posta. Attraverso questa app puoi quindi predisporre prima della tua partenza alcune azioni utili, come programmare task ricorrenti su Trello o creare liste su Twitter degli speaker che parleranno ad un evento. Le possibilità che mette a tua disposizione IFTTT sono numerosissime, dacci un’occhiata prima di partire per il tuo viaggio di lavoro e imposta tutte le azioni che possono farti risparmiare tempo.

Queste app, scaricate direttamente sul tuo smartphone o sul pc, ti permetteranno di essere sempre operativo, anche durante il tuo viaggio di lavoro. Le uniche cose di cui avrai bisogno saranno il tuo device e una connessione internet (ecco l’importanza di verificare che anche nell’hotel in cui soggiornerai sarà disponibile un punto wifi).

Essere produttivi anche lontani dall’ufficio non è impossibile: basta fissare bene i propri obiettivi e sapersi organizzare!